PDF (Portable Document Format) to uniwersalny format plików, który sprawia, że dokument wygląda tak samo na komputerze, tablecie i smartfonie. Zachowuje układ strony, czcionki, obrazy oraz grafikę niezależnie od systemu operacyjnego i programu użytego do otwarcia.
Dlaczego PDF zachowuje stały wygląd?
PDF jest formatem „zamrożonym”. Oznacza to, że zapisuje dokument w sposób przypominający gotową stronę do wyświetlenia lub wydruku. Dzięki temu odbiorca widzi treść w takim układzie, jaki przygotował autor. Plik może zawierać tekst, obrazy, łącza, formularze, przyciski, a czasem także elementy audio i wideo.
Format opracowała firma Adobe, ale nie jest już jej zamkniętą własnością. PDF stanowi otwarty standard ISO 32000, dlatego pliki można tworzyć i otwierać za pomocą różnych programów. Nie trzeba korzystać wyłącznie z narzędzi Adobe.
Najłatwiej zrozumieć różnicę między PDF-em a dokumentem Word dzięki prostemu porównaniu:
| Cecha | Dokument edytowalny, np. Word | |
|---|---|---|
| Układ | Stały, zachowany na różnych urządzeniach | Może zmienić się zależnie od programu i czcionek |
| Edycja | Zwykle wymaga specjalnego edytora PDF | Łatwa i przeznaczona do codziennej pracy nad treścią |
| Zastosowanie | Finalne dokumenty do udostępniania i drukowania | Robocze wersje, które będą jeszcze zmieniane |
Ta cecha jest jednocześnie największą zaletą i ograniczeniem PDF. Format świetnie nadaje się do czytania i przekazywania gotowych dokumentów, ale zmiana tekstu lub układu może wymagać dodatkowego oprogramowania. Samo otwarcie pliku nie oznacza więc, że można go swobodnie edytować.
Jakie są zalety plików PDF?
PDF jest często wybierany wtedy, gdy dokument ma zachować określony wygląd i być łatwy do przekazania innym osobom. Najważniejsze korzyści to:
- Stały układ stron, czcionek i grafik.
- Możliwość otwarcia na wielu urządzeniach i systemach operacyjnych.
- Wygodne drukowanie bez ryzyka przesunięcia elementów.
- Możliwość ochrony hasłem, dodania podpisu elektronicznego lub ograniczenia edycji.
- Obsługa formularzy, komentarzy i hiperłączy.
Jak otworzyć plik PDF?
Do odczytania dokumentu nie potrzebujesz specjalistycznego programu. Plik możesz otworzyć na kilka sposobów:
- W przeglądarce internetowej, takiej jak Chrome, Microsoft Edge, Firefox lub Safari.
- W bezpłatnym czytniku PDF, na przykład Adobe Acrobat Reader.
- W aplikacji na smartfonie lub tablecie z systemem Android albo iOS.
- W domyślnym podglądzie dokumentów dostępnym w systemie komputera.
Jeśli chcesz tylko przeczytać, wydrukować albo skomentować dokument, darmowy czytnik zwykle wystarczy. Do zmiany tekstu, obrazów lub układu potrzebny jest edytor PDF. Dokument można też zabezpieczyć hasłem, podpisać elektronicznie albo przekonwertować do innego formatu, choć wynik konwersji nie zawsze zachowuje pierwotny układ.
PDF sprawdza się przede wszystkim przy fakturach, umowach, instrukcjach, formularzach, raportach i e-bookach. Wybierz go wtedy, gdy odbiorca powinien zobaczyć dokument dokładnie w takiej postaci, w jakiej został przygotowany.
