Reguły w Outlooku automatycznie przenoszą, oznaczają lub porządkują wiadomości na podstawie określonych warunków. Sposób ich tworzenia zależy od wersji programu: w Nowym Outlooku używa się ustawień reguł poczty, a w Klasycznym Outlooku – Kreatora reguł.
Do czego służą reguły w Outlooku?
Reguła reaguje na określone cechy wiadomości, na przykład nadawcę, temat, słowa w treści albo poziom ważności. Po spełnieniu warunku wykonuje wybraną akcję. Może między innymi:
- przenosić wiadomości od przełożonego do wskazanego folderu
- flagować wiadomości wymagające odpowiedzi
- kategoryzować e-maile zawierające określone słowa
Przed rozpoczęciem sprawdź, czy korzystasz z Nowego Outlooka, czy z Klasycznego Outlooka. Nazwy menu i sposób konfiguracji różnią się między tymi wersjami.
Jak stworzyć regułę w Nowym Outlooku?
Najprościej utworzyć regułę na podstawie istniejącej wiadomości. Ta metoda dobrze sprawdza się wtedy, gdy chcesz automatycznie przenosić wszystkie wiadomości od konkretnego nadawcy.
- Otwórz wiadomość, na podstawie której chcesz utworzyć regułę, albo zaznacz ją na liście.
- Kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy i wybierz Reguły, a następnie Utwórz regułę.
- Wskaż folder, do którego mają trafiać wiadomości spełniające warunek, i wybierz OK.
- Jeśli reguła ma uwzględniać więcej kryteriów lub wykonywać inną akcję, wybierz Więcej opcji.
- Wpisz nazwę reguły, określ warunek i wybierz akcję. Każda reguła musi mieć te trzy podstawowe elementy.
- W razie potrzeby dodaj kolejny warunek, akcję albo wyjątek.
- Zdecyduj, czy ma być używana opcja Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł.
- Wybierz Zapisz.
Regułę możesz też utworzyć od zera przez Ustawienia i Reguły poczty. W tym miejscu zmienisz istniejące reguły, wyłączysz je, usuniesz albo zmienisz ich kolejność.
Jak stworzyć regułę w Klasycznym Outlooku?
W starszej wersji programu konfiguracja odbywa się przez okno Zarządzaj regułami i alertami oraz Kreatora reguł.
- Uruchom Outlook i wybierz Plik.
- Kliknij Zarządzaj regułami i alertami.
- Na karcie Reguły wiadomości e-mail wybierz Nowa reguła.
- Wybierz gotowy szablon albo opcję utworzenia reguły od pustej reguły.
- Wskaż warunki, które musi spełnić wiadomość, a następnie kliknij podkreślone wartości w opisie reguły, aby wskazać nadawcę, słowa lub folder.
- Wybierz akcję, na przykład przeniesienie wiadomości, oznaczenie jej flagą albo przypisanie kategorii.
- Dodaj wyjątki, jeśli reguła nie ma działać w określonych sytuacjach.
- Nadaj regule nazwę, sprawdź jej opis i wybierz Zakończ.
- W oknie zarządzania regułami wybierz Zastosuj, a następnie OK.
Opcja Uruchom tę regułę teraz pozwala zastosować ją do wiadomości, które już znajdują się w wybranym folderze. Bez jej zaznaczenia reguła będzie działała przede wszystkim na nowych wiadomościach spełniających wskazane kryteria.
Jak działa kolejność reguł?
Outlook przetwarza reguły zgodnie z ich położeniem na liście, zwykle od góry do dołu. Ma to znaczenie, gdy jedna wiadomość spełnia warunki kilku reguł.
Przykładowo, pierwsza reguła może przenieść wiadomości od szefa do folderu „Ważne”, a druga oznaczać wszystkie wiadomości z wysokim priorytetem. Jeśli przy pierwszej pasującej regule włączono Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł, Outlook nie wykona kolejnych reguł dla tej samej wiadomości. Może więc zostać przeniesiona, ale nie otrzymać dodatkowej kategorii lub flagi.
Jeśli chcesz, aby jedna wiadomość przechodziła przez kilka reguł, wyłącz tę opcję tam, gdzie nie jest potrzebna. Gdy reguły mają działać w określonym porządku, zmień ich kolejność za pomocą strzałek w górę i w dół.
Przed zapisaniem reguły sprawdź następujące elementy:
- Nazwa – czy po kilku tygodniach będzie jasne, czego dotyczy reguła?
- Warunki – czy są wystarczająco precyzyjne, aby reguła nie obejmowała przypadkowych wiadomości?
- Akcje – czy wiadomości trafią do właściwego folderu lub otrzymają właściwe oznaczenie?
- Wyjątki i zatrzymanie przetwarzania – czy nie zablokują kolejnych reguł?
O czym pamiętać przy działaniu reguł?
Nie wszystkie reguły działają w ten sam sposób. Reguły serwerowe są wykonywane przez usługę pocztową, więc mogą działać także wtedy, gdy Outlook na komputerze jest zamknięty. Reguły klienta wymagają uruchomionej aplikacji. Dotyczy to niektórych reguł tworzonych w Klasycznym Outlooku, zwłaszcza wykorzystujących funkcje dostępne lokalnie na komputerze.
Reguły utworzone w Klasycznym Outlooku nie zawsze mogą zostać przetworzone przez Nowy Outlook. Jeśli reguła po migracji nie działa, trzeba czasem utworzyć ją ponownie w nowym interfejsie. W przypadku kont Gmail, Yahoo lub iCloud Nowy Outlook może nie obsługiwać zarządzania regułami. Wtedy regułę należy skonfigurować u dostawcy poczty.
Reguły warto przeglądać co pewien czas. Usuń te, które nie są już potrzebne, wyłącz tymczasowo nieaktualne i sprawdź ich kolejność, gdy wiadomości zaczynają trafiać do niewłaściwych folderów.
