Automatyczne sortowanie maili polega na utworzeniu filtru lub reguły, która rozpoznaje wiadomości po nadawcy, temacie albo słowach kluczowych i przenosi je do wybranego miejsca. Najlepiej skonfigurować ją na komputerze, w przeglądarce lub programie pocztowym. Potem działa w tle dla nowych wiadomości.
Filtr czy reguła – jak nazywa się ta funkcja?
Mechanizm działa podobnie w popularnych usługach, ale stosuje inną terminologię. W Gmailu wiadomości otrzymują etykiety, natomiast Outlook i Thunderbird korzystają z klasycznych folderów.
| Klient poczty | Nazwa funkcji | Typ organizacji |
|---|---|---|
| Gmail | Filtry | Etykiety, archiwizacja i inne akcje |
| Outlook | Reguły skrzynki odbiorczej | Foldery |
| Thunderbird | Filtry wiadomości | Foldery |
Etykieta w Gmailu działa jak znacznik przypisany do wiadomości. Jeden mail może mieć kilka etykiet. Folder w Outlooku lub Thunderbirdzie jest miejscem, do którego wiadomość zostaje przeniesiona. Ta różnica ma znaczenie, zwłaszcza gdy korzystasz z kilku klientów przez IMAP.
Jak ustawić filtry w Gmailu?
Filtry Gmaila najlepiej tworzyć w przeglądarce na komputerze. Są zapisane po stronie serwera, więc działają niezależnie od tego, czy później odczytasz pocztę w aplikacji Gmail, innym kliencie IMAP czy na innym urządzeniu.
Najpierw utwórz etykietę, na przykład „Faktury”, „Newslettery” albo „Praca”. Następnie wykonaj następujące kroki:
- Otwórz Gmaila i kliknij ikonę Pokaż opcje wyszukiwania w polu wyszukiwania.
- Wpisz kryteria, według których wiadomości mają być rozpoznawane, na przykład adres nadawcy, temat lub słowo kluczowe.
- Kliknij Szukaj, aby sprawdzić, czy wyniki obejmują tylko właściwe wiadomości.
- W dolnej części okna wybierz Utwórz filtr.
- Zaznacz akcję, na przykład Zastosuj etykietę, Pomiń Odebrane lub Oznacz jako przeczytane.
- Kliknij Utwórz filtr, aby zapisać regułę.
Filtr możesz też utworzyć na podstawie istniejącej wiadomości. Zaznacz ją, wybierz menu Więcej, a następnie Filtruj wiadomości podobne do tej. Gmail wstępnie uzupełni kryteria, które możesz doprecyzować.
W polu wyszukiwania przydają się operatory takie jak from: dla nadawcy, subject: dla tematu, has:attachment dla wiadomości z załącznikiem, filename:pdf dla plików PDF oraz OR do łączenia alternatywnych warunków.
Filtr domyślnie obsługuje nowe wiadomości. Jeśli chcesz objąć nim także istniejące rozmowy, zaznacz przed zapisaniem opcję zastosowania filtra do pasujących rozmów, o ile jest dostępna w danym widoku Gmaila.
Jak ustawić reguły w Outlooku?
Outlook pozwala szybko utworzyć regułę na podstawie wiadomości albo skonfigurować bardziej rozbudowane warunki. Nazwy przycisków mogą nieznacznie różnić się między nowym a klasycznym Outlookiem.
Nowy Outlook
- Na liście wiadomości kliknij prawym przyciskiem mail od nadawcy, którego chcesz sortować.
- Wybierz Reguły, a następnie Utwórz regułę.
- Wskaż folder, do którego mają trafiać wiadomości od tego nadawcy.
- Kliknij OK, aby zapisać prostą regułę.
Jeśli potrzebujesz więcej warunków, wybierz Więcej opcji. Możesz wtedy nadać regule nazwę, dodać kilka warunków, wskazać akcję, ustawić wyjątki i zdecydować, czy Outlook ma zatrzymać przetwarzanie kolejnych reguł.
Reguły znajdziesz w ustawieniach pod pozycją Reguły poczty. W tym miejscu można je edytować, wyłączać, usuwać oraz zmieniać ich kolejność. Kolejność ma znaczenie, gdy kilka reguł pasuje do tej samej wiadomości.
Klasyczny Outlook
W klasycznej wersji wybierz regułę z poziomu wiadomości lub przejdź do zarządzania regułami i alertami. Następnie określ warunki, akcję przeniesienia do folderu oraz ewentualne wyjątki. Reguły po stronie klienta mogą działać tylko wtedy, gdy klasyczny Outlook jest uruchomiony, dlatego przy kilku urządzeniach lepiej korzystać z reguł obsługiwanych przez serwer pocztowy.
Jak sortować pocztę w Thunderbirdzie?
W Thunderbirdzie używa się funkcji Filtry wiadomości. Przed utworzeniem filtra przygotuj folder docelowy w wybranym koncie pocztowym.
- Utwórz folder, klikając prawym przyciskiem konto lub Skrzynkę odbiorczą i wybierając Nowy folder.
- Otwórz menu Narzędzia i wybierz Filtry wiadomości.
- Wskaż konto, którego ma dotyczyć filtr, a następnie kliknij Nowy.
- Podaj nazwę filtra i określ, kiedy ma być uruchamiany, na przykład podczas pobierania poczty.
- Ustaw warunek, taki jak konkretny nadawca, temat, słowo lub obecność załącznika.
- W sekcji akcji wybierz Przenieś wiadomość do i wskaż przygotowany folder.
- Kliknij OK, aby zapisać filtr.
Thunderbird pozwala tworzyć kilka warunków i akcji w jednym filtrze. Możesz też uruchomić filtr ręcznie dla wiadomości już znajdujących się w skrzynce, jeśli chcesz uporządkować starszą korespondencję.
Jak bezpiecznie testować filtry?
Najpierw zastosuj filtr do wiadomości testowych i użyj działania, które łatwo cofnąć, na przykład etykiety lub przeniesienia do folderu. Przed zapisaniem sprawdź następujące punkty:
- Czy kryteria wyłapują tylko wiadomości, które chcesz sortować?
- Czy filtr nie opiera się na zbyt ogólnym słowie, które występuje w innych mailach?
- Czy wybrany folder lub etykieta są właściwe?
- Czy odpowiedzi w wątkach nadal spełnią ustawione warunki?
- Czy reguła nie koliduje z inną regułą działającą wcześniej?
Nie używaj akcji „Usuń” przed przetestowaniem filtra na rzeczywistych wiadomościach. Zbyt szerokie kryterium może objąć ważną korespondencję, a jej późniejsze odnalezienie może być trudne.
W Gmailu możesz zarządzać filtrami w sekcji Ustawienia → Zobacz wszystkie ustawienia → Filtry i zablokowane adresy. W razie potrzeby wyeksportujesz je także do pliku XML, aby zachować kopię zapasową. Po utworzeniu reguły regularnie sprawdzaj folder docelowy. Jeśli korzystasz z Gmaila przez IMAP, włącz dla wybranych etykiet opcję Pokaż w IMAP, aby były widoczne w innych programach pocztowych.
Najbezpieczniej zacząć od jednego powtarzalnego typu wiadomości, na przykład faktur lub newsletterów. Gdy wyniki są prawidłowe, możesz dodawać kolejne filtry i rozszerzać automatyzację.
