Folder Archiwum w Outlooku znajdziesz w lewym panelu nawigacyjnym, w drzewie folderów przypisanym do Twojego konta e-mail. Kliknij strzałkę obok adresu lub nazwy konta, aby rozwinąć listę. Jeśli folderu nadal nie ma, przyczyną może być typ konta albo ustawienia administratora.
Gdzie jest folder Archiwum w Outlooku?
W nowym i klasycznym Outlooku folder Archiwum znajduje się zwykle obok folderów takich jak Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane i Elementy usunięte. Otwórz panel folderów po lewej stronie, a następnie rozwiń strukturę konta.
Dla kont Microsoft 365, Outlook.com i Exchange folder Archiwum jest folderem domyślnym. Wiadomości przeniesione przyciskiem Archiwizuj nadal pozostają na koncie i można je znaleźć także przez wyszukiwarkę. W przypadku kont POP i IMAP folder może wymagać utworzenia albo wskazania istniejącego folderu jako miejsca archiwizacji.
Przycisk Archiwum a plik PST – jaka jest różnica?
Nazwa „archiwum” może oznaczać dwie różne funkcje. Przycisk Archiwizuj przenosi wiadomości do folderu w ramach skrzynki, natomiast plik PST przechowuje dane lokalnie na komputerze.
| Cecha | Przycisk Archiwum | Pliki PST i Autoarchiwizacja |
|---|---|---|
| Lokalizacja danych | Folder Archiwum na koncie pocztowym | Lokalny plik danych Outlooka na komputerze |
| Zwalnianie miejsca | Nie zmniejsza rozmiaru skrzynki na serwerze | Może zmniejszyć rozmiar skrzynki, gdy wiadomości zostaną przeniesione do pliku PST |
| Główne przeznaczenie | Szybkie uporządkowanie wiadomości i zachowanie dostępu na różnych urządzeniach | Przechowywanie starszych danych lokalnie lub tworzenie osobnego archiwum |
| Dostęp | Z poziomu konta, także na innych urządzeniach | Z programu Outlook na komputerze, po otwarciu pliku PST |
Jeśli chcesz tylko usunąć starsze wiadomości ze Skrzynki odbiorczej, wystarczy folder Archiwum. Gdy celem jest zmniejszenie zajętości skrzynki, potrzebujesz pliku PST albo firmowego archiwum online. Folder Archiwum nie jest kopią zapasową i samo przeniesienie wiadomości nie chroni ich przed działaniem zasad konta lub przypadkowym usunięciem.
Jak zarchiwizować wiadomość w Outlooku?
Nowy Outlook
W nowym Outlooku ręczne przenoszenie wiadomości do folderu Archiwum wykonasz tak:
- Otwórz wiadomość lub zaznacz ją na liście.
- Na pasku narzędzi wybierz Archiwizuj.
- Sprawdź komunikat potwierdzający wykonanie operacji.
- Otwórz folder Archiwum w lewym panelu, aby znaleźć przeniesioną wiadomość.
Wiadomość nie zostaje usunięta. Nadal możesz ją wyszukać i otworzyć na innych urządzeniach korzystających z tego samego konta. W nowym Outlooku dla systemu Windows funkcja Autoarchiwizacji do pliku PST może nie być dostępna, dlatego przy potrzebie lokalnego przechowywania trzeba sprawdzić obsługę plików danych w używanej wersji programu.
Klasyczny Outlook
W klasycznym Outlooku pojedyncze wiadomości przeniesiesz do folderu Archiwum w następujący sposób:
- Zaznacz jedną lub kilka wiadomości.
- Na wstążce wybierz Archiwizuj w grupie Usuwanie.
- Otwórz folder Archiwum i sprawdź, czy wiadomości zostały przeniesione.
- Jeśli przycisk nie jest widoczny, użyj polecenia przenoszenia wiadomości i wskaż folder Archiwum.
Aby przenieść starsze elementy do lokalnego pliku PST, w klasycznym Outlooku wybierz Plik, następnie Informacje, Narzędzia i Oczyszczanie starych elementów. Wskaż folder, ustaw datę graniczną, wybierz lokalizację pliku PST i zatwierdź operację. Ta funkcja różni się od pojedynczego kliknięcia przycisku Archiwizuj, ponieważ pozwala określić zakres danych i miejsce ich zapisu.
Dlaczego nie widzę folderu Archiwum?
Najpierw rozwiń strzałką drzewo folderów przy właściwym koncie. Jeśli folderu nadal brakuje, sprawdź typ konta. W kontach IMAP lub POP folder Archiwum może nie być utworzony automatycznie i trzeba wskazać go ręcznie albo utworzyć nowy folder.
W środowisku Exchange lub Microsoft 365 dostępność funkcji może zależeć od zasad ustalonych przez organizację. Administrator może wyłączyć Autoarchiwizację, zastosować własne zasady przechowywania albo udostępnić osobne archiwum online. W takiej sytuacji ustawień nie zawsze da się zmienić z poziomu Outlooka.
Przycisk Archiwizuj porządkuje wiadomości, ale nie zwalnia miejsca na serwerze. Do tego celu służy przeniesienie danych do pliku PST albo rozwiązanie archiwizacji skonfigurowane przez administratora.
