Outlook nie ma jednego przycisku „wyłącz spam”. Możesz jednak ograniczyć wiadomości śmieci, oznaczając je jako niechciane, blokując nadawcę albo tworząc regułę, która automatycznie przeniesie lub usunie określone wiadomości. Sposób konfiguracji zależy od używanej wersji programu.
Jak rozpoznać wersję Outlooka?
Zanim utworzysz regułę, sprawdź, z którego programu korzystasz. Właściwa ścieżka ustawień wygląda inaczej w Nowym Outlooku i w wersji klasycznej:
- Nowy Outlook dla Windows ma interfejs podobny do Outlooka w przeglądarce oraz przełącznik wersji w prawym górnym rogu.
- Klasyczny Outlook ma rozbudowane menu „Plik” w lewym górnym rogu i tradycyjny układ aplikacji komputerowej.
Jak utworzyć regułę w Nowym Outlooku?
Reguły skrzynki odbiorczej automatycznie wykonują określone działania na przychodzących wiadomościach. Możesz na przykład przenosić wiadomości od konkretnego nadawcy do wybranego folderu albo usuwać je bez ręcznego sortowania.
Najprościej utworzysz regułę na podstawie już otrzymanej wiadomości:
- Wybierz wiadomość od nadawcy, którego korespondencję chcesz filtrować, i kliknij ją prawym przyciskiem myszy.
- Wybierz „Reguły”, a następnie „Utwórz regułę”.
- Wskaż folder, do którego mają trafiać kolejne wiadomości od tego nadawcy, i zatwierdź wybór.
- Wybierz „Więcej opcji”, jeśli chcesz zamiast przenoszenia zastosować inną akcję, na przykład usuwanie wiadomości.
- Ustaw warunki i akcję, a następnie zapisz regułę. Każda reguła musi mieć nazwę, co najmniej jeden warunek i działanie. Możesz też dodać wyjątki.
Przy regule usuwającej wiadomości zachowaj ostrożność. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest najpierw przenoszenie poczty do osobnego folderu. Jeśli filtr działa poprawnie, możesz później zmienić akcję na usuwanie. Opcja „Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł” może zapobiec wykonywaniu kolejnych reguł na tej samej wiadomości.
Reguły utworzone w Nowym Outlooku zmienisz w ścieżce Ustawienia > Reguły poczty. W tym miejscu możesz je edytować, usuwać, wyłączać przełącznikiem oraz zmieniać ich kolejność. Reguły są stosowane zgodnie z pozycją na liście, więc kolejność ma znaczenie przy kilku nakładających się warunkach.
W Nowym Outlooku reguły nie są obecnie obsługiwane dla kont innych dostawców, takich jak Gmail, Yahoo czy iCloud. Dla takich skrzynek trzeba skonfigurować filtrowanie u dostawcy poczty. Dotyczy to również sytuacji, w której wiadomości są wyświetlane w Outlooku, ale konto faktycznie działa na zewnętrznym serwerze.
Oznaczanie spamu, reguła czy blokowanie nadawcy?
Wybierz metodę zależnie od tego, czy chcesz pomóc filtrowi rozpoznawać podobne wiadomości, czy całkowicie kontrolować pocztę od konkretnego adresu:
| Metoda | Zastosowanie | Zalety | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Oznaczanie jako wiadomość-śmieć | Gdy wiadomość wygląda na spam i chcesz zgłosić ją filtrowi | Jest szybkie i pomaga filtrowi uwzględniać Twoje działania | Nie gwarantuje stałego blokowania każdego podobnego maila |
| Tworzenie reguły | Gdy chcesz automatycznie przenosić lub usuwać pocztę według kryteriów | Daje kontrolę nad nadawcą, tematem i działaniem | Wymaga sprawdzania reguł i ostrożnego ustawiania warunków |
| Blokowanie nadawcy | Gdy spam pochodzi z jednego, powtarzającego się adresu | Jest najszybsze dla pojedynczego nadawcy | Nie zatrzyma wiadomości wysyłanych z innych adresów |
Na co uważać przy regułach?
Zbyt szeroki warunek może przenieść albo usunąć ważne wiadomości. Nie twórz reguły wyłącznie na podstawie krótkiego słowa występującego w wielu różnych tematach. Lepiej wskazać konkretny adres nadawcy lub kilka precyzyjnych warunków.
Duża liczba reguł może powodować konflikty, a w niektórych przypadkach spowalniać przetwarzanie poczty. Co pewien czas przejrzyj listę w ustawieniach, wyłącz niepotrzebne reguły i usuń te, które przestały być użyteczne.
Najbezpieczniejszy schemat to rozpoczęcie od oznaczenia wiadomości jako śmieci, następnie zablokowanie powtarzającego się nadawcy, a dopiero później utworzenie reguły dla konkretnego wzorca spamu.
