Certyfikatu kwalifikowanego nie dodaje się bezpośrednio do serwisu gov.pl ani do przeglądarki. Trzeba zainstalować oprogramowanie dostawcy podpisu, podłączyć czytnik z kartą, podpisać pobrany dokument lokalnie, a następnie załączyć gotowy plik w serwisie.
Co przygotować przed podpisaniem dokumentu?
Podpis kwalifikowany działa przy użyciu certyfikatu zapisanego zwykle na karcie kryptograficznej. Do obsługi karty potrzebujesz czytnika oraz programu dostarczonego przez wystawcę podpisu. Nie jest to ten sam certyfikat co certyfikat SSL używany przez strony internetowe, dlatego importowanie go w ustawieniach Chrome, Edge lub Firefox nie rozwiązuje problemu.
Przed rozpoczęciem sprawdź, czy masz:
- Kartę kryptograficzną z ważnym certyfikatem kwalifikowanym.
- Czytnik kart podłączony do komputera.
- Zainstalowane sterowniki czytnika.
- Program dostawcy podpisu, na przykład Szafir 2.0, proCertum SmartSign albo PEM-HEART.
Najpierw zainstaluj sterowniki czytnika, a dopiero potem aplikację do podpisywania. Po włożeniu karty program powinien wykryć certyfikat. Nazwy przycisków i ustawień mogą się różnić zależnie od dostawcy, dlatego w razie problemów skorzystaj z jego instrukcji.
Jak podpisać dokument na Biznes.gov.pl?
W przypadku spraw obsługiwanych przez Biznes.gov.pl kolejność działań jest następująca:
- Wypełnij wniosek w usłudze online i przejdź do etapu podpisywania.
- Wybierz opcję „Podpis kwalifikowany”.
- Użyj przycisku „Pobierz dokument” i zapisz plik na komputerze.
- Otwórz zapisany plik w programie dostawcy podpisu, na przykład w Szafirze lub proCertum SmartSign.
- Wybierz właściwy certyfikat, rozpocznij podpisywanie i wpisz kod PIN, jeśli aplikacja o niego poprosi.
- Wróć do wniosku i wybierz „Dodaj dokument”.
- Wskaż podpisany plik, a następnie wybierz „Wyślij dokument”.
W przypadku części dokumentów system wymaga konkretnego formatu podpisu. Dla dokumentów XML często stosuje się format XAdES. W proCertum SmartSign należy sprawdzić, czy format podpisu jest ustawiony na XAdES. W Szafirze plik wynikowy może mieć rozszerzenie związane z tym formatem.
Nie otwieraj i nie edytuj pliku po jego podpisaniu. Ponowne zapisanie dokumentu może zmienić jego zawartość i spowodować, że podpis przestanie być prawidłowy albo system nie będzie mógł odczytać pliku. Jeśli trzeba poprawić treść, wróć do dokumentu źródłowego, wprowadź zmiany i podpisz nową wersję.
Podpis gov.pl a zewnętrzny program
Serwis może pobrać dokument, przekazać użytkownika do wyboru metody podpisu i przyjąć gotowy plik, ale sama karta kryptograficzna jest obsługiwana lokalnie. Dlatego na stronie nie znajdziesz zwykle pola „importuj certyfikat”. Certyfikat pozostaje w środowisku dostawcy, a serwis otrzymuje dokument wraz z podpisem.
Jeżeli korzystasz z usługi „Podpisz dokument” na podpis.gov.pl, możesz dodać plik bezpośrednio w serwisie, wybrać metodę podpisu i postępować zgodnie z komunikatami. Przy podpisie kwalifikowanym nadal potrzebne są certyfikat, czytnik oraz aplikacja obsługująca kartę.
Do prostych spraw urzędowych alternatywą może być Profil Zaufany, który nie wymaga czytnika ani karty kryptograficznej. Podpis kwalifikowany jest jednak używany także poza administracją publiczną, na przykład przy umowach lub dokumentach firmowych.
Co sprawdzić, gdy podpis nie działa?
Przed ponowną próbą przejdź przez tę krótką listę kontrolną:
- Karta znajduje się w czytniku i została włożona właściwą stroną.
- Czytnik jest podłączony, a jego sterowniki zostały poprawnie zainstalowane.
- Aplikacja dostawcy widzi kartę oraz przypisany do niej certyfikat.
- Certyfikat jest ważny i wybierasz właściwy certyfikat podczas podpisywania.
- Format podpisu odpowiada wymaganiom serwisu, na przykład XAdES.
- Załączasz plik podpisany, a nie dokument źródłowy.
Jeśli program nadal nie wykrywa karty, problem najczęściej dotyczy sterowników, czytnika albo konfiguracji aplikacji. W takiej sytuacji sprawdź instrukcję swojego dostawcy i skontaktuj się z jego pomocą techniczną. Samo podpisanie pliku nie oznacza jeszcze wysłania go do urzędu – po załączeniu dokumentu trzeba zakończyć składanie wniosku przyciskiem „Wyślij dokument”.
