W Outlooku autoresponder ustawisz przez funkcję „Odpowiedzi automatyczne”, jeśli korzystasz z konta Exchange lub Microsoft 365. Przy kontach POP/IMAP trzeba utworzyć szablon wiadomości i regułę, która będzie wysyłać go automatycznie.
Jak włączyć odpowiedzi automatyczne w Outlooku?
Wbudowana funkcja jest dostępna przede wszystkim dla kont Exchange, w tym Exchange Online używanego w Microsoft 365. Automatyczna odpowiedź, często określana jako OOO (Out of Office), może działać w określonym przedziale czasu i zawierać różne komunikaty dla osób z organizacji oraz spoza niej.
W klasycznej wersji programu Outlook wykonaj następujące kroki:
- Otwórz Outlooka i kliknij Plik.
- Wybierz Odpowiedzi automatyczne.
- Zaznacz opcję Wyślij odpowiedzi automatyczne.
- Jeśli autoresponder ma działać tylko w określonym terminie, zaznacz Wyślij w tym zakresie godzin, a następnie ustaw datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia.
- W zakładce W mojej organizacji wpisz wiadomość dla współpracowników.
- W zakładce Poza moją organizacją przygotuj komunikat dla klientów, kontrahentów i innych osób z zewnątrz. W razie potrzeby wybierz, czy odpowiedź ma trafiać do wszystkich nadawców, czy tylko do kontaktów.
- Kliknij OK, aby zapisać ustawienia.
Jeżeli nie ustawisz zakresu dat, odpowiedzi automatyczne pozostaną aktywne do momentu ręcznego wyłączenia. Po zakończeniu nieobecności wróć do tego samego okna i zaznacz opcję wyłączenia odpowiedzi automatycznych.
Co zrobić, gdy nie widzę opcji „Odpowiedzi automatyczne”?
Brak tego przycisku zwykle oznacza, że konto nie obsługuje serwerowych odpowiedzi automatycznych. Dotyczy to często skrzynek skonfigurowanych przez POP lub IMAP. W takim przypadku możesz użyć reguły Outlooka opartej na szablonie wiadomości.
Najpierw utwórz szablon odpowiedzi:
- Utwórz nową wiadomość i wpisz treść autorespondera. Nie musisz wskazywać odbiorcy.
- Kliknij Plik i wybierz Zapisz jako.
- W polu typu pliku wybierz Szablon programu Outlook (*.oft).
- Nadaj plikowi nazwę i zapisz go w wybranej lokalizacji.
Następnie utwórz regułę, która wykorzysta zapisany szablon:
- Przejdź do Plik i wybierz Zarządzaj regułami i alertami.
- Kliknij Nowa reguła.
- W sekcji dotyczącej pustej reguły wybierz Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości, a następnie kliknij Dalej.
- Jeśli odpowiedź ma być wysyłana na każdą wiadomość, nie zaznaczaj żadnego warunku i przejdź dalej. Potwierdź wybór, gdy Outlook wyświetli ostrzeżenie.
- Wśród akcji zaznacz odpowiedz na nią, wykorzystując szablon.
- Kliknij podkreślony tekst szablon, wybierz Szablony użytkownika w systemie plików i wskaż zapisany plik .oft.
- Przejdź dalej, nadaj regule nazwę i zaznacz Włącz tę regułę, jeśli ma działać od razu.
- Kliknij Zakończ.
Ta metoda ma ograniczenie, którego nie ma funkcja Exchange: program Outlook musi być uruchomiony, aby reguła mogła odbierać wiadomości i wysyłać odpowiedzi. W przypadku poczty obsługiwanej przez serwer lepszym rozwiązaniem jest skonfigurowanie autorespondera bezpośrednio w panelu dostawcy poczty.
Co napisać w autoresponderze?
Treść powinna być krótka i zawierać informacje potrzebne nadawcy. Najczęściej wystarczą:
- Termin nieobecności – podaj datę powrotu lub okres, w którym nie odpowiadasz na wiadomości.
- Kontakt zastępczy – wpisz imię, nazwisko, adres e-mail i ewentualnie numer telefonu osoby, która zajmuje się pilnymi sprawami.
- Informacja o dostępie do poczty – zaznacz, czy wiadomości są odczytywane podczas nieobecności.
- Termin odpowiedzi – napisz, kiedy zajmiesz się wiadomością po powrocie.
Przykładowa treść może wyglądać tak: „Dziękuję za wiadomość. Do 15 sierpnia przebywam poza biurem i mam ograniczony dostęp do poczty. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Anną Kowalską pod adresem [email protected]. Na wiadomości odpowiem po powrocie”.
